ПОЛИТИКА БЕСПРИСТРАСТНОСТИ

ОРГАНА ИНСПЕКЦИИ ООО «ДОК-СЕРВИС»

В целях реализации требований ГОСТ Р ИСО/МЭК 17020-2012 и Критериев аккредитации, Органом инспекции ООО «Док-сервис» разработана Политика беспристрастности, целью которой является обеспечение:

• объективного и непредвзятого выполнения действий в области проведения инспекций в соответствии с утвержденной областью аккредитации;
• независимости Органа инспекции, а также отдельных сотрудников, осуществляющих деятельность по оценке соответствия, от каких-либо других организаций или лиц, заинтересованных в результатах инспекционной деятельности Органа инспекции;
• идентификации имеющихся и потенциальных конфликтов интересов и активное управление ими с тем, чтобы обеспечить объективность результатов выполняемых работ

ОРГАН ИНСПЕКЦИИ ГАРАНТИРУЕТ:

• независимость от влияния заявителя на результаты работ Органа инспекции в заявленной области аккредитации;
•  независимость от любого коммерческого, финансового, административного или иного давления, способного оказать влияние на результаты работ Органа инспекции в заявленной области аккредитации

ДЕЙСТВИЯ ОРГАНА ИНСПЕКЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕСПРИСТРАСТНОСТИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНСПЕКЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:

1. Руководство Органа инспекции определило и документально оформило Политику беспристрастности;

2. Ответственность за ее доведение до сотрудников Органа инспекции несет Руководитель Органа инспекции;

3. Предложения по содержанию Политики беспристрастности могут подавать все сотрудники Органа инспекции;

4. Доведение Политики беспристрастности до сотрудников Органа инспекции осуществляется:

- путем ознакомления каждого сотрудника Органа инспекции с Политикой беспристрастности;

- при приеме на работу новых сотрудников.

5. Доведение Политики беспристрастности до Заявителей и иных заинтересованных сторон осуществляется путем ее публикации на общедоступных стендах, на сайте в сети Интернет и любыми другими способами;

6. Орган инспекции разрабатывает и реализует меры по предотвращению и разрешению возникающих конфликтов интересов и заявляет, что все работы проводятся беспристрастно;

7. Орган инспекции идентифицирует риски, связанные с нарушением принципа беспристрастности, в т.ч. и путем анализа взаимоотношений Органа инспекции с заявителями, заявителей с сотрудниками Органа инспекции;

Орган инспекции определил, что источниками рисков могут являться:

1) материальная заинтересованность организации в целом, и ее персонала, связанная с тем, что источником доходов при оказании услуг, являются средства, оплачиваемые заказчиком за выполненные для него работы;

2) личные, профессиональные или дружественные отношения сотрудников Органа инспекции с представителями заказчиков и заявителей

8. Если риск для беспристрастности обнаружен и идентифицирован, Орган инспекции предпринимает действия по его устранению и минимизации.

В целях исключения вышеуказанных рисков предприняты следующие меры их минимизации:

1) сотрудники Органа инспекции выполняют работы в соответствии с должностными инструкциями;

2) исключена зависимость результатов выполненных работ от заработной платы;

3) персонал, выполняющий свою деятельность в рамках работы Органа инспекции, обязан информировать руководителя Органа инспекции о любых ситуациях, которые могут привести к конфликту интересов;

4) привлекаемые (внештатные) сотрудники не являются работниками организаций, заинтересованных в результатах деятельности Органа инспекции;

5) сотрудники Органа инспекции имеют достойную заработную плату.

9. Ответственность за соблюдение всеми работниками Органа инспекции требований к независимости и беспристрастности несет Руководитель Органа инспекции;

10. Соблюдение требований к независимости и беспристрастности обеспечивается следующими мерами:

1) весь персонал Органа инспекции действует беспристрастно, строго придерживается настоящей Политики беспристрастности, и не допускает коммерческого, финансового или другого давления, компрометирующего их независимость и беспристрастность;

2) персонал сообщает письменно или устно, в произвольной форме о ситуациях, о которых работники знают, и которые могут вовлечь их или Орган инспекции в конфликт интересов. Орган инспекции использует данную информацию в качестве входных данных при определении угрозы для обеспечения беспристрастности вследствие деятельности таких работников, и не должен привлекать такой персонал к работам по оценке соответствия, пока работники не продемонстрируют отсутствие конфликта интересов;

3) Орган инспекции не осуществляет деятельность, в частности консультационные услуги, по вопросам проведения санитарно-эпидемиологических экспертиз, обследований, оценок, способную поставить под сомнение независимость и беспристрастность деятельности Органа инспекции;

4) услуги, которые создают неприемлемый риск для беспристрастности, не должны предоставляться, прямо или косвенно, вместе с деятельностью по оценке (подтверждению) соответствия;

5) в договорах, контрактах, соглашениях в рамках работы Органа инспекции учитываются обязанности сторон по обеспечению беспристрастности;

6) если взаимоотношения становятся недопустимой угрозой для обеспечения беспристрастности, проведение работ не допускается;

11. В случае, если в процессе деятельности Органа инспекции возможно возникновение ситуаций, создающих угрозы беспристрастности и независимости, сотрудники Органа инспекции обязаны:

• незамедлительно сообщать руководству Органа инспекции о сведениях, способных повлечь за собой возникновение конфликтов интересов;
• воздержаться от совершения действий, способных повлечь за собой возникновение конфликтов интересов и как следствие нарушение принципа беспристрастности Органа инспекции.

12. За нарушение законодательных и нормативно-правовых актов сотрудник Органа инспекции может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка, к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.

ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ОРГАНА ИНСПЕКЦИИ ООО «ДОК-СЕРВИС»

Политика конфиденциальности принята Органом инспекции ООО «Док-сервис» (далее – Орган инспекции, ОИ ООО «Док-сервис», ОИ) в целях:

А) выполнения законодательства Российской Федерации:

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;

- Перечень сведений конфиденциального характера (Утвержден Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188);

- ГОСТ Р ИСО/МЭК 17020-2012 «Оценка соответствия. Требования к работе различных типов органов инспекции»;

- Приказ Минэкономразвития России от 26 октября 2020 года № 707 «Об утверждении критериев аккредитации и перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации».

Б) соответствия требованиям Органа инспекции Критериям аккредитации;

В) обеспечения устойчивой инспекционной и финансовой деятельности организации.

1. Термины и определения

информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам

доступ к информации - возможность получения информации и ее использования

конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя

определение «конфиденциальность информации» равнозначно понятиям - коммерческая тайна, служебная тайна

предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц

распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц

 2. Общие положения

2.1 ОИ ООО «Док-сервис» обеспечивает конфиденциальность поступающей информации, в том числе от третьих лиц, в рамках установленных законодательных требований, Политики конфиденциальности, требований системы менеджмента качества

2.2 ОИ ООО «Док-сервис» отвечает за контроль, управление и, при необходимости, обеспечение конфиденциальности информации, полученной или созданной при выполнении инспекционных работ в рамках требований СМК и в соответствии с положениями договоров на инспекцию

3. Режим конфиденциальности (перечень конфиденциальной информации)

3.1 ОИ ООО «Док-сервис» устанавливает режим конфиденциальности в отношении всей служебной и коммерческую информации организации, включая служебную переписку между сотрудниками, с заказчиками и другими третьими лицами, личные и контактные данные (адрес электронной почты, телефонные номера), пароли учетных записей программного обеспечения, пароли учетных записей ЭВМ, коды доступа к сейфу, пароль служебной сети WiFi и т.п.

3.2 Информацию о заказчике, полученную не от заказчика (например, от предъявителя претензии, регулирующих органов), ОИ ООО «Док-сервис» рассматривает как конфиденциальную

3.3 Если в ходе переговоров о заключении договора или переговоров об условиях сотрудничества ОИ ООО «Док-сервис» получает информацию, которая передается ему другой стороной в качестве конфиденциальной, Орган инспекции обязан не раскрывать эту информацию и не использовать ее ненадлежащим образом независимо от того, будет ли заключен договор

3.4 Режим конфиденциальности устанавливается сроком на 3 года с момента получения (образования) служебной и/или коммерческой информации, либо на срок, предусмотренный договорными условиями в отношении конфиденциальной информации, получаемой (образуемой) в результате выполнения инспекционных работ

3.5 Режим конфиденциальности не может быть установлен в отношении следующих сведений (ОИ ООО «Док-сервис» не может принять на себя обязательства по обеспечению конфиденциальности данной информации):

- общедоступной информации (к общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен);

- содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

- содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

- о состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

- о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

- о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

- обязательность раскрытия которых, или недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральными законами России;

- составляющих информацию о состоянии окружающей среды (экологическую информацию)

4. Меры по обеспечению конфиденциальности

4.1 При заключении договоров с третьими лицами (в том числе - на проведение инспекционных работ) ОИ ООО «Док-сервис» включает в данные договоры положения, регламентирующие порядок обеспечения и раскрытия конфиденциальной информации

4.2 ОИ ООО «Док-сервис» заблаговременно информирует Заказчика инспекции об информации, которую он намеревается предать гласности. За исключением информации, которую Заказчик делает общедоступной, или при наличии договоренности между Органом инспекции и Заказчиком (например, для ответа на жалобы) вся прочая информация считается служебной информацией и должна рассматриваться как конфиденциальная

4.3 В случае, когда ОИ ООО «Док-сервис» в соответствии с требованиями действующего законодательства или на основании положений договора разглашает конфиденциальную информацию, при отсутствии законодательных ограничений, Заказчик уведомляется о данном разглашении

4.4 Сотрудники ОИ ООО «Док-сервис» обязаны соблюдать конфиденциальность информации, врачебную и иную охраняемую законом тайну в отношении информации, ставшей им известной при выполнении своих служебных обязанностей (при нахождении на рабочем месте, при выполнении служебных заданий, в том числе вне рабочего места)

4.5 Доступ в служебные (офисные) помещения имеют только сотрудники ОИ ООО «Док-сервис». Ограничение доступа осуществляется с помощью системы охраны бизнес-центра, которая включает: наличие охранной сигнализации, замков на дверях помещений, выдачу ключей сотрудникам исключительно по утвержденным руководством спискам. Третьи лица могут находиться в помещениях (офисах) ОИ только в зоне/ах для посетителей

4.6 Третьи лица могут находиться в помещениях ОИ ООО «Док-сервис» только в присутствии сотрудника/ов ОИ ООО «Док-сервис», который/е следит/ят за обеспечением режима конфиденциальности. Конфиденциальная информация (документы) не должны располагаться на столах сотрудников и/или в местах временного осуществления служебной деятельности в общедоступных местах таким образом, при котором их содержание доступно для третьих лиц, даже если их не берут в руки. Мониторы компьютеров (ноутбуков) при выполнении служебной деятельности не должны располагаться таким образом, при котором возможно прочтение с них информации третьими лицами

4.7 ОИ ООО «Док-сервис» принята система разграничения доступа к служебной информации. Доступ к служебной информации по конкретной инспекционной работе получает/ют определенный/ые сотрудник/и назначаемый/ые для выполнения данной инспекции. Доступ к конкретной конфиденциальной информации по указанию руководства может быть предоставлен любому сотруднику ОИ в случае служебной необходимости (проведение внутренних аудитов, расследование жалоб и прочее)

4.8 На компьютерах, ноутбуках ОИ ООО «Док-сервис» устанавливаются учетные записи сотрудников и индивидуальные пароли для разграничения доступа к информации и ограничения доступа к ним третьими лицами (например, в случае кражи)

4.9 ОИ ООО «Док-сервис» обеспечивает электронное хранение информации на сервере организации с разграничением прав доступа учетных записей сотрудников к хранимой информации

4.10 Внешние носители электронной служебной информации ОИ ООО «Док-сервис» имеют программное обеспечение для хранения информации в конфиденциальном режиме (доступ информации только по паролю)

4.11 В электронном письме, отправляемом с электронной почты любому адресату, сотрудники ОИ (при выполнении служебной деятельности) размещают «Уведомление о конфиденциальности сообщения» (по утвержденной форме)

4.12 Хранение архивной информации (документов) осуществляется в металлических шкафах, имеющих замки для ограничения доступа, размещаемых в служебных помещениях ОИ. Хранение ключей от шкафов осуществляется в сейфе с цифровым кодом доступа, расположенном в служебных помещения ОИ. Доступ к цифровому коду от сейфа и ключам от шкафов для хранения архивной информации имеет руководитель, его заместитель и лицо, назначенное ответственным за ведение архива

5. Порядок доступа к конфиденциальной информации

5.1 Сотрудники ОИ ООО «Док-сервис» допускаются к выполнению служебных обязанностей только после ознакомления с Политикой конфиденциальности Органа инспекции и подписания Заявления сотрудника ОИ (включающее обязательство о сохранении конфиденциальности)

5.2 При заключении договоров с субподрячиками (в том числе - на проведение инспекционных работ), ОИ ООО «Док-сервис» включает в данные договоры положения, регламентирующие порядок обеспечения и раскрытия конфиденциальной информации

5.3 Доступ к архивной информации (носящей конфиденциальный характер) осуществляется в соответствии с порядком работы с архивом, утверждаемом руководителем ОИ

5.4 Доступ к конфиденциальной информации может быть предоставлен в соответствии с порядком установленным законом должностным лицам, имеющим законное право для получения таковой информации

 6. Уничтожение конфиденциальной информации

6.1 Уничтожение конфиденциальной информации по истечении сроков ее хранения осуществляется в следующем порядке:

6.2 Уничтожение конфиденциальной информации, хранящейся на электронных носителях, осуществляется с помощью низкоуровневого форматирования носителей, либо с помощью удаления конфиденциальных данных и перезаписывания на носитель иной информации

6.3 Уничтожение конфиденциальной информации, хранящейся в аналоговом виде (бумажные документы), осуществляется с помощью уничтожителя бумаг (класса не ниже уровня P4 согласно DIN 32757-1)

6.4 Уничтожение конфиденциальной информации оформляется актом уничтожения (по утвержденной форме)

 7. Ответственность за нарушение режима конфиденциальности

7.1 ОИ ООО «Док-сервис» несет ответственность за нарушение режима конфиденциальности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а также условиями договорной деятельности (условиями заключаемых договоров)

7.2 Сотрудники ОИ ООО «Док-сервис» несут ответственность за нарушение режима конфиденциальности при исполнении служебной деятельности в рамках Трудового законодательства Российской Федерации, а также финансовую субсидиарную ответственность совместно с ООО «Док-сервис» по условиям Гражданского и Гражданско-процессуального Кодексов РФ и договорных условий с заказчиками и иными третьими лицами